ContentMate ermöglicht es Ihnen, Teammitglieder zu Ihrem Workspace einzuladen, um gemeinsam an Social-Media-Inhalten zu arbeiten. Jedes Mitglied erhält eine Rolle mit bestimmten Berechtigungen, die festlegen, was es sehen und tun kann. Einladungen werden über zeitlich begrenzte Links versendet, die Sie per E-Mail, Messenger oder jedem anderen Kanal teilen können. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie Mitglieder einladen, Einladungslinks verwalten, das Rollensystem verstehen, Mitglieder-Rollen ändern und Mitglieder entfernen.
Funktionsübersicht
- Einladungslinks -- Generieren Sie individuelle Links für jedes Teammitglied, gültig für 7 Tage
- Drei Rollen -- Admin, Editor und Betrachter mit klar definierten Berechtigungsstufen
- Rollenverwaltung -- Ändern Sie bestehende Mitglieder-Rollen sofort per Dropdown
- Aktive Einladungen -- Sehen Sie alle ausstehenden Einladungen mit E-Mail, Rolle, Erstellungsdatum und Ablauf-Countdown
- Widerruf -- Machen Sie ausstehende Einladungslinks sofort ungültig
- Bestätigungsdialog -- Das Entfernen von Mitgliedern erfordert eine explizite Bestätigung, um versehentliches Entfernen zu verhindern
Voraussetzungen
Bevor Sie Mitglieder einladen können, müssen folgende Bedingungen erfüllt sein:
- Sie müssen Admin (oder Inhaber) des Workspaces sein
- Der Workspace muss existieren und zugänglich sein
- Die Person, die Sie einladen, benötigt ein ContentMate-Konto, um die Einladung anzunehmen (sie kann während des Annahmevorgangs eines erstellen)
Zugang zum Einladungsbereich
Navigieren Sie zu Einstellungen im Seitenmenü Ihres Workspaces. Die Workspace-Einstellungsseite enthält mehrere Abschnitte. Die Einladungsfunktion befindet sich in der Karte Neues Mitglied einladen, die nur für Workspace-Administratoren sichtbar ist.
Die Einstellungsseite zeigt folgende Abschnitte in dieser Reihenfolge:
- Workspace-Informationen -- Name und Mitgliederzahl
- Workspace-Mitglieder -- Liste aller aktuellen Mitglieder mit Rollen
- Neues Mitglied einladen -- Formular zum Erstellen von Einladungslinks (nur Admin)
- Verbundene Social-Media-Konten -- Facebook-, Instagram- und TikTok-Konten
- Feiertage & Ferientage -- Kalenderkonfiguration (nur Admin)
Einen Einladungslink erstellen
So laden Sie ein neues Teammitglied ein:
- Scrollen Sie zum Bereich Neues Mitglied einladen in den Workspace-Einstellungen
- Geben Sie die E-Mail-Adresse der Person, die Sie einladen möchten, in das E-Mail-Feld ein
- Wählen Sie eine Rolle aus dem Dropdown-Menü -- wählen Sie zwischen Admin, Editor oder Betrachter
- Unterhalb des Rollen-Dropdowns wird eine kurze Beschreibung der ausgewählten Rolle angezeigt, damit Sie die richtige Berechtigungsstufe überprüfen können
- Klicken Sie auf Link erstellen, um die Einladung zu generieren
Nach dem Erstellen der Einladung erscheint ein grünes Erfolgsbanner mit:
- Einer Bestätigungsmeldung, dass die Einladung erstellt wurde
- Der E-Mail-Adresse, für die die Einladung bestimmt ist
- Der vollständigen Einladungs-URL in einem Code-Block
- Einem Kopieren-Button, um den Link in Ihre Zwischenablage zu kopieren
Kopieren Sie den Link und teilen Sie ihn mit der eingeladenen Person per E-Mail, Messenger, Slack oder jedem anderen Kommunikationskanal.
Der Einladungslink läuft nach 7 Tagen ab. Ein Hinweis unter dem Erstellen-Button erinnert Sie an dieses Ablaufzeitfenster.
Aktive Einladungen verwalten
Unterhalb des Einladungsformulars können Sie alle aktuell aktiven (ausstehenden) Einladungslinks sehen. Die Überschrift zeigt die Gesamtzahl der aktiven Einladungen. Jeder Einladungseintrag zeigt:
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| E-Mail-Adresse | Die E-Mail der eingeladenen Person |
| Rollen-Badge | Die zugewiesene Rolle (Admin, Editor oder Betrachter) als farbiges Badge |
| Erstellt am | Datum und Uhrzeit der Einladungserstellung |
| Läuft ab in | Verbleibende Tage bis zum Ablauf (mit Uhr-Symbol) |
| Kopieren-Button | Klicken Sie, um den Einladungslink in Ihre Zwischenablage zu kopieren |
| Widerrufen-Button | Klicken Sie auf das Papierkorb-Symbol, um die Einladung sofort ungültig zu machen |
Einen Einladungslink kopieren
Klicken Sie auf das Kopieren-Symbol neben einer aktiven Einladung, um deren Link in Ihre Zwischenablage zu kopieren. Eine kurze Häkchen-Animation bestätigt, dass der Link kopiert wurde. Eine Erfolgsmeldung erscheint ebenfalls.
Eine Einladung widerrufen
Um eine ausstehende Einladung zu widerrufen, klicken Sie auf das Papierkorb-Symbol auf der rechten Seite des Einladungseintrags. Die Einladung wird sofort ungültig -- wenn die eingeladene Person den Link nach dem Widerruf öffnet, sieht sie eine Fehlermeldung. Eine Erfolgsmeldung bestätigt den Widerruf.
Sie können nach dem Widerruf der vorherigen Einladung eine neue für dieselbe E-Mail-Adresse erstellen.
Leerzustand
Wenn keine aktiven Einladungen vorhanden sind, wird ein Leerzustand mit einem Link-Symbol und einer Nachricht angezeigt, die Sie ermutigt, Ihren ersten Einladungslink zu generieren.
Rollen und Berechtigungen
ContentMate bietet drei Rollen für Workspace-Mitglieder, jede mit einer klar definierten Berechtigungsstufe. Wählen Sie die Rolle sorgfältig basierend darauf, was das Teammitglied tun muss.
Rollenvergleichstabelle
| Berechtigung | Admin | Editor | Betrachter |
|---|---|---|---|
| Dashboard und Analytics ansehen | Ja | Ja | Ja |
| Geplante Beiträge ansehen | Ja | Ja | Ja |
| Beiträge erstellen und bearbeiten | Ja | Ja | Nein |
| Beiträge veröffentlichen und planen | Ja | Ja | Nein |
| Nachrichten lesen und beantworten | Ja | Ja | Nein |
| Social-Media-Konten verbinden | Ja | Nein | Nein |
| Teammitglieder verwalten | Ja | Nein | Nein |
| Einladungslinks generieren | Ja | Nein | Nein |
| Workspace-Einstellungen ändern | Ja | Nein | Nein |
| Mitglieder entfernen | Ja | Nein | Nein |
Admin
Voller Zugriff auf alle Workspace-Funktionen. Admins können alles verwalten, von der Inhaltserstellung bis zur Team- und Kontoverwaltung. Weisen Sie diese Rolle vertrauenswürdigen Teammitgliedern zu, die vollständige Kontrolle über den Workspace benötigen. Mehrere Admins pro Workspace sind möglich.
Editor
Kann Inhalte erstellen, bearbeiten und veröffentlichen sowie Inbox-Konversationen verwalten. Editoren können keine neuen Social-Media-Konten verbinden, Mitglieder einladen oder Workspace-Einstellungen ändern. Dies ist die ideale Rolle für Content-Ersteller, Social-Media-Manager und Community-Manager, die sich auf die tägliche Inhaltsarbeit konzentrieren.
Betrachter
Reiner Lesezugriff auf den Workspace. Betrachter können das Dashboard, Analytics und geplante Beiträge sehen, aber nichts erstellen, bearbeiten oder veröffentlichen. Diese Rolle ist ideal für Kunden, Manager oder Stakeholder, die Einblick in die Social-Media-Strategie benötigen, ohne Änderungen vornehmen zu können.
Rolle eines Mitglieds ändern
So ändern Sie die Rolle eines bestehenden Mitglieds:
- Navigieren Sie zu Einstellungen in der Seitenleiste
- Finden Sie das Mitglied im Bereich Workspace-Mitglieder
- Klicken Sie auf das Rollen-Dropdown neben dem Namen des Mitglieds (zeigt die aktuelle Rolle)
- Wählen Sie die neue Rolle: Admin, Editor oder Betrachter
- Die Änderung wird sofort wirksam -- eine Erfolgsmeldung bestätigt die Aktualisierung
Nur Workspace-Administratoren können Mitglieder-Rollen ändern. Das Rollen-Dropdown ist für Editoren und Betrachter nicht sichtbar.
Ein Mitglied entfernen
So entfernen Sie ein Mitglied aus dem Workspace:
- Navigieren Sie zu Einstellungen in der Seitenleiste
- Finden Sie das Mitglied im Bereich Workspace-Mitglieder
- Klicken Sie auf das rote Papierkorb-Symbol auf der rechten Seite des Mitgliedseintrags
- Ein Bestätigungsdialog erscheint mit einem Warnsymbol, dem Namen des Mitglieds und einer Beschreibung der Konsequenzen
- Klicken Sie auf Entfernen, um zu bestätigen, oder Abbrechen, um abzubrechen
Das entfernte Mitglied verliert sofort den Zugriff auf den Workspace. Alle zuvor von diesem Mitglied erstellten Inhalte (geplante Beiträge, Nachrichten) bleiben im Workspace erhalten.
Eine Einladung annehmen
Wenn jemand einen Einladungslink erhält und ihn im Browser öffnet:
- Verarbeitungsstatus -- Ein Lade-Spinner wird angezeigt, während die Einladung verarbeitet wird
- Erfolg -- Ein grünes Häkchen erscheint mit dem Workspace-Namen, und der Benutzer wird nach 2 Sekunden automatisch zur Workspace-Übersicht weitergeleitet
- Fehler -- Ein rotes Fehlersymbol wird mit einer spezifischen Nachricht angezeigt, die erklärt, was schiefgelaufen ist
Mögliche Fehlermeldungen
| Fehler | Bedeutung |
|---|---|
| Ungültiger Link | Der Einladungs-Token ist fehlerhaft oder fehlt |
| Bereits verwendet | Der Einladungslink wurde bereits von jemandem eingelöst |
| Abgelaufen | Die 7-tägige Gültigkeitsdauer ist abgelaufen |
| Bereits Mitglied | Der Benutzer ist bereits Mitglied dieses Workspaces |
| Workspace nicht gefunden | Der mit der Einladung verknüpfte Workspace existiert nicht mehr |
| Nicht angemeldet | Der Benutzer muss sich zuerst anmelden -- er wird zur Anmeldeseite weitergeleitet |
Wenn der Benutzer beim Öffnen des Einladungslinks nicht angemeldet ist, wird er zur Anmeldeseite mit einer Rückgabe-URL weitergeleitet. Nach der Anmeldung wird die Einladung automatisch verarbeitet.
Häufig gestellte Fragen
Wie lange ist ein Einladungslink gültig?
Einladungslinks laufen nach 7 Tagen ab. Sie können die verbleibenden Tage für jede aktive Einladung in der Einladungsliste sehen. Nach Ablauf erstellen Sie eine neue Einladung für dieselbe E-Mail-Adresse.
Kann ein Benutzer Mitglied in mehreren Workspaces sein?
Ja. Ein Benutzer kann beliebig vielen Workspaces angehören und in jedem eine andere Rolle haben. Die Workspace-Übersicht zeigt alle Workspaces, auf die der Benutzer Zugriff hat.
Was passiert, wenn ich eine Einladung widerrufe?
Der Einladungslink wird sofort ungültig. Wenn die eingeladene Person den Link noch nicht geöffnet hat, sieht sie eine Fehlermeldung, wenn sie ihn zu verwenden versucht. Sie können anschliessend eine neue Einladung für dieselbe Person erstellen.
Wer kann Mitglieder einladen?
Nur Workspace-Admins (und der Workspace-Inhaber) können neue Mitglieder einladen, Rollen ändern und Mitglieder entfernen. Editoren und Betrachter sehen den Einladungsbereich nicht.
Kann ich jemanden erneut einladen, der entfernt wurde?
Ja. Nachdem Sie ein Mitglied entfernt haben, können Sie einen neuen Einladungslink für dessen E-Mail-Adresse erstellen. Die Person muss die neue Einladung annehmen, um dem Workspace wieder beizutreten.
Nächste Schritte
- Workspace erstellen -- Richten Sie einen neuen Workspace für Ihr Team ein
- Workspace-Einstellungen -- Konfigurieren Sie verbundene Konten und Feiertagskalender
- Profil & Einstellungen -- Verwalten Sie Ihre persönlichen Kontoeinstellungen